Llei 25/2013, de 27 de desembre, d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el Sector Públic

Article 1. Objecte

Constitueix l'objecte de la present Llei impulsar l'ús de la factura electrònica, crear el registre comptable de factures, regular el procediment per a la seva tramitació en les administracions públiques i les actuacions de seguiment pels òrgans competents.

Article 2. Àmbit d'aplicació subjectiu

1. El que preveu la present Llei serà aplicable a les factures emeses en el marc de les relacions jurídiques entre proveïdors de béns i serveis i les administracions públiques.

2. Als efectes del que preveu aquesta Llei tindran la consideració d'administracions públiques els ens, organismes i entitats a què es refereix l'article 3.2 del Text Refós de la Llei de Contractes del Sector Públic, aprovat per Reial Decret Legislatiu 3/2011, de 14 de novembre, així com les mútues d'accidents de treball i malalties professionals de la Seguretat Social, en l'exercici de la seva funció col·laboradora en la gestió de la Seguretat Social.

Article 3. Obligació de presentació de factures en el registre

El proveïdor que hagi expedit la factura pels serveis prestats o béns lliurats a qualsevol administració pública tindrà l'obligació, als efectes del que disposa aquesta Llei, de presentar-la davant un registre administratiu, en els termes previstos en l'article 38 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú, en el termini de trenta dies des de la data del lliurament efectiu de les mercaderies o la prestació de serveis. Mentre no es compleixin els requisits de temps i forma de presentació establerts en aquesta Llei no s'entendrà complerta aquesta obligació de presentació de factures en el registre.

Article 4. Ús de la factura electrònica en el sector públic

1. Tots els proveïdors que hagin lliurat béns o prestat serveis a l'administració pública podran expedir i remetre factura electrònica. En tot cas, estaran obligades a l'ús de la factura electrònica i a la seva presentació a través del punt general d'entrada que correspongui les entitats següents: a) Societats anònimes; b) Societats de responsabilitat limitada; c) Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que manquin de nacionalitat espanyola; d) Establiments permanents i sucursals d'entitats no residents en territori espanyol en els termes que estableix la normativa tributària; e) Unions temporals d'empreses; f) Agrupació d'interès econòmic, Agrupació d'interès econòmic europea, Fons de Pensions, Fons de capital risc, Fons d'inversions, Fons d'utilització d'actius, Fons de regularització del mercat hipotecari, Fons de titulització hipotecària o Fons de garantia d'inversions.

No obstant això, les administracions públiques podran excloure reglamentàriament d'aquesta obligació de facturació electrònica les factures l'import de les quals sigui de fins a 5.000 euros i les emeses pels proveïdors als serveis a l'exterior de les administracions públiques fins que les esmentades factures puguin satisfer els requeriments per a la seva presentació a través del Punt general d'entrada de factures electròniques, d'acord amb la valoració del Ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques, i els serveis a l'exterior disposin dels mitjans i sistemes apropiats per a la seva recepció en aquests serveis.

2. Tots els proveïdors tenen dret a ser informats sobre l'ús de la factura electrònica a través de l'òrgan, organisme públic o entitat que determini cada administració pública.

Article 5. Format de les factures electròniques i la seva signatura electrònica

Als efectes del que preveu aquesta Llei:

1. Les factures electròniques que es remetin a les administracions públiques hauran de tenir un format estructurat i estar signades amb signatura electrònica avançada basada en un certificat reconegut, d'acord amb el que disposa l'article 10.1 a) del Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, pel qual s'aprova el Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació. Per Ordre de la Vicepresidenta del Govern i Ministra de la Presidència, a proposta conjunta del Ministre d'Hisenda i Administracions Públiques i del Ministre d'Indústria, Energia i Turisme, es determinarà el format estructurat de la factura electrònica, escoltant el comitè sectorial d'administració electrònica.

2. També s'admetrà el segell electrònic avançat basat en un certificat reconegut que reuneixi els requisits següents: a) El certificat haurà d'identificar la persona jurídica o entitat sense personalitat jurídica que segelli la factura electrònica, a través de la seva denominació o raó social i el seu número d'identificació fiscal. b) La sol·licitud del segell electrònic avançat podrà formular-se bé mitjançant compareixença presencial d'una persona física que acrediti la seva representació, bé per mitjans electrònics mitjançant el DNI electrònic i la remissió dels documents que acreditin el seu poder de representació en format paper o electrònic.

El segell electrònic és el conjunt de dades en forma electrònica, consignades o associades amb factures electròniques, que poden ser utilitzades per persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica per garantir l'origen i la integritat del seu contingut.

Article 6. Punt general d'entrada de factures electròniques

1. L'Estat, les comunitats autònomes i les entitats locals disposaran d'un Punt general d'entrada de factures electròniques, a través del qual es rebran totes les factures electròniques que corresponguin a entitats, ens i organismes vinculats o dependents. No obstant l'anterior, les entitats locals podran adherir-se a la utilització del Punt general d'entrada de factures electròniques que proporcioni la seva Diputació, Comunitat Autònoma o l'Estat. Igualment, les comunitats autònomes podran adherir-se a la utilització del Punt general d'entrada de factures electròniques que proporcioni l'Estat.

2. El Punt general d'entrada de factures electròniques d'una administració proporcionarà una solució d'intermediació entre qui presenta la factura i l'oficina comptable competent per al seu registre.

3. El Punt general d'entrada de factures electròniques permetrà l'enviament de factures electròniques en el format que es determina en aquesta Llei. El proveïdor o qui hagi presentat la factura podrà consultar l'estat de la tramitació de la factura.

4. Totes les factures electròniques que reuneixin els requisits previstos en aquesta Llei i la seva normativa bàsica de desplegament, sense perjudici d'ulteriors requisits que en la fase de conformitat s'hagin de complir, seran presentades a través del Punt general d'entrada de factures electròniques, on seran admeses, i produiran una entrada automàtica en un registre electrònic de l'administració pública gestora del Punt general d'entrada de factures electròniques, proporcionant un acusament de rebuda electrònic amb acreditació de la data i hora de presentació.

5. El Punt general d'entrada de factures electròniques proporcionarà un servei automàtic de posada a disposició o de remissió electrònica de les mateixes a les oficines comptables competents per al seu registre.

6. La Secretaria d'Estat d'Administracions Públiques i la Secretaria d'Estat de Pressupostos i Despeses determinaran conjuntament les condicions tècniques normalitzades del Punt general d'entrada de factures electròniques així com els serveis d'interoperabilitat entre la resta de Punts amb el Punt general d'entrada de factures electròniques de l'Administració General de l'Estat.

7. Quan una administració pública no disposi de Punt general d'entrada de factures electròniques ni s'hagi adherit al d'una altra administració, el proveïdor tindrà dret a presentar la seva factura en el Punt general d'entrada de factures electròniques de l'Administració General de l'Estat, que dipositarà automàticament la factura en un repositori on l'administració competent serà responsable del seu accés, i de la gestió i tramitació de la factura.

8. Les diputacions provincials, cabildos i consells insulars oferiran als municipis amb població inferior a 20.000 habitants la col·laboració i els mitjans tècnics necessaris per possibilitar l'aplicació del que disposa aquest article, d'acord amb el que estableix l'article 36.1 de la Llei 7/1985, de 2 d'abril, Reguladora de les Bases del Règim Local.

Article 7. Arxiu i custòdia de la informació

1. La responsabilitat de l'arxiu i custòdia de les factures electròniques correspon a l'òrgan administratiu destinatari de les mateixes, sense perjudici que pugui optar per la utilització del corresponent punt general d'entrada de factures electròniques com a mitjà d'arxiu i custòdia de les esmentades factures si s'hi adhereix.

2. Quan el punt general d'entrada de factures electròniques sigui utilitzat per a l'arxiu i custòdia de les factures electròniques, la seva informació no podrà ser emprada per a l'explotació o cessió de la informació, llevat per al propi òrgan administratiu al qual correspongui la factura. Això s'entendrà sense perjudici de les obligacions que es puguin derivar de la normativa tributària.

Article 8. Creació del registre comptable de factures

1. Cadascun dels subjectes inclosos en l'àmbit d'aplicació d'aquesta Llei disposarà d'un registre comptable de factures que en faciliti el seguiment, la gestió del qual correspondrà a l'òrgan o unitat administrativa que tingui atribuïda la funció de comptabilitat.

2. L'esmentat registre comptable de factures estarà interrelacionat o integrat amb el sistema d'informació comptable.

Article 9. Procediment per a la tramitació de factures

1. El registre administratiu en el qual es rebi la factura la remetrà immediatament a l'oficina comptable competent per a l'anotació en el registre comptable de la factura. Les factures electròniques presentades en el corresponent Punt general d'entrada de factures electròniques seran posades a disposició o remeses electrònicament, mitjançant un servei automàtic proporcionat pel Punt, al registre comptable de factures que correspongui en funció de l'oficina comptable que figura en la factura. En la factura s'hauran d'identificar els òrgans administratius als quals va dirigida de conformitat amb la disposició addicional trenta-tresena del text refós de la Llei de Contractes del Sector Públic, aprovat per Reial Decret Legislatiu 3/2011, de 14 de novembre. No obstant això, l'Estat, les comunitats autònomes i els municipis de Madrid i Barcelona podran excloure reglamentàriament d'aquesta obligació d'anotació en el registre comptable les factures en paper l'import de les quals sigui de fins a 5.000 euros, així com les factures emeses pels proveïdors als serveis a l'exterior de qualsevol administració pública fins que les esmentades factures puguin satisfer els requeriments per a la seva presentació a través del Punt general d'entrada de factures electròniques, d'acord amb la valoració del Ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques, i els serveis a l'exterior disposin dels mitjans i sistemes apropiats per a la seva recepció en els esmentats serveis. Els registres comptables de factures es podran connectar amb diferents Punts generals d'entrada de factures electròniques i en tot cas es connectaran amb el Punt general d'entrada de factures electròniques de l'Administració General de l'Estat quan l'administració corresponent s'hagués adherit a l'ús del mateix.

2. L'anotació de la factura en el registre comptable de factures donarà lloc a l'assignació del corresponent codi d'identificació de la factura en l'esmentat registre comptable. En el cas de les factures electròniques, aquest codi serà assignat automàticament i comunicat immediatament als Punts generals d'entrada de factures electròniques amb els quals estigui interconnectat el registre comptable, i la factura podrà ser rebutjada en aquesta fase únicament quan no es compleixin els requisits previstos en aquesta Llei i la seva normativa bàsica de desplegament.

3. L'òrgan o unitat administrativa que tingui atribuïda la funció de comptabilitat la remetrà o posarà a disposició de l'òrgan competent per tramitar, si escau, el procediment de conformitat amb el lliurament del bé o la prestació del servei realitzada per qui va expedir la factura i procedir a la resta d'actuacions relatives a l'expedient de reconeixement de l'obligació, inclosa, si és el cas, la remissió a l'òrgan de control competent als efectes de la preceptiva intervenció prèvia.

4. Un cop reconeguda l'obligació per l'òrgan competent que correspongui, la tramitació comptable de la proposta o ordre de pagament identificarà la factura o factures que són objecte de la proposta, mitjançant els corresponents codis d'identificació assignats en el registre comptable de factures.

Article 10. Actuacions de l'òrgan competent en matèria de comptabilitat

Els òrgans o unitats administratives que tinguin atribuïda la funció de comptabilitat en les administracions públiques:

1. Efectuaran requeriments periòdics d'actuació respecte a les factures pendents de reconeixement d'obligació, que seran adreçats als òrgans competents.

2. Elaboraran un informe trimestral amb la relació de les factures respecte a les quals hagin transcorregut més de tres mesos des que van ser anotades i no s'hagi efectuat el reconeixement de l'obligació pels òrgans competents. Aquest informe serà remès dins dels quinze dies següents a cada trimestre natural de l'any a l'òrgan de control intern.

Article 11. Efectes de la recepció de la factura en el punt general d'entrada de factures electròniques i anotació en el registre comptable de factures

La recepció de la factura en el punt general d'entrada de factures electròniques i la seva anotació en el registre comptable de factures tindrà únicament els efectes que d'acord amb la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de Règim Jurídic de les Administracions Públiques i del Procediment Administratiu Comú es derivin de la seva presentació en un registre administratiu.

Article 12. Facultats i obligacions dels òrgans de control intern

1. La Intervenció General de l'Administració de l'Estat i els òrgans de control equivalents en els àmbits autonòmic i local tindran accés a la documentació justificativa, a la informació que consti en el registre comptable de factures, i a la comptabilitat en qualsevol moment.

2. Anualment, l'òrgan de control intern elaborarà un informe en el qual avaluarà el compliment de la normativa en matèria de morositat. En el cas de les entitats locals, aquest informe serà elevat al Ple.

3. Les Intervencions Generals o òrgans equivalents de cada administració realitzaran una auditoria de sistemes anual per verificar que els corresponents registres comptables de factures compleixen les condicions de funcionament previstes en aquesta Llei i la seva normativa de desplegament i, en particular, que no queden retingudes factures presentades en el Punt general d'entrada de factures electròniques que fossin adreçades a òrgans o entitats de la respectiva administració en cap de les fases del procés. En aquest informe s'inclourà una anàlisi dels temps mitjans d'inscripció de factures en el registre comptable de factures i del nombre i causes de factures rebutjades en la fase d'anotació en el registre comptable.

Article 13. Col·laboració amb l'Agència Estatal d'Administració Tributària

Els registres comptables de factures remetran a l'Agència Estatal d'Administració Tributària, per via telemàtica, aquella informació sobre les factures rebudes, per assegurar el compliment de les obligacions tributàries i de facturació el control de les quals li correspongui. S'habilita el Ministre d'Hisenda i Administracions Públiques a determinar el contingut de la informació indicada així com el procediment i la periodicitat de la seva remissió.